如何刪除Outlook內大量的重複郵件
相信大家都曾遇過,由於郵件規則設定錯誤、與伺服器間同步到一半網路突然斷線、人為移動郵件.....等等因素,導致Outlook內殘留幾封、幾十封、幾佰封,甚至上千封相同的郵件。
手動一封封的刪除還好,十幾封也還OK,要是上千上佰封的郵件呢?刪個三天三夜卻欲哭無淚.......
以前就曾上網要找這一類的工具軟體,發現好多這種檢查、過濾重複郵件的軟體,但都是需付費的軟體,不然就是試用版,往往試用版軟體也只能使用一半的功能,反正還用不到、也不需要,於是就放棄尋找。
好巧不巧,今天相同案例卻發生在我身上...................
由於正巧公司在大批更換新主機,在同事無意間的操作不當,導致上千封重複的信件集中在同一收件夾中。
事情是這樣發生的,由於公司主管級以上的員工,所有Mail都是存放於Exchange Server內,非主管職的員工,都是收回自己Local端的Microsoft Outlook,存在PST檔中。
當時協助更換的同事發現,有一位同仁的Outlook信件是存在Exchange Server上,於是就建立Local端的PST檔,想也沒想太多,就直接將所有信件及資料夾用拖曳的方式,由伺服器端拉回本機端,經過了一段時間,終於移完了。正當準備將機器交給使用者時發現,怎麼Outlook開始在下載郵件了..............糟糕,這下伺服器端的郵件開始下載到本機Outlook了...........由於一時的疏忽,導致重複信件高達上千封。
((上圖為事後模擬示意圖))
這下求助於我,我就非得想辦法解決了,有了先前就有在找這類型工具的前例,所以這次就非常的仔細找,終於讓我找到一套又小又好用,且又Support Outlook 2000 / 2003 / 2007 /2010。
此套軟體叫做:Outlook Duplicate Items Remover,詳細資料可上官網查詢。
接下來就試示範一下 ((由於當時解決事情為第一優先,所以下列範例為事後模擬))
1、首先我們上Outlook Duplicate Items Remover官方網站,下載ODIR 1.4.4版。
2、關閉所有視窗、正在執行中的程式及Microsoft Outlook (2000/2003/2007/2010)。
3、點選剛剛所下載的【ODIR.exe】進行安裝 ((切記一定要關閉Microsoft Outlook))。
4、安裝完畢後,請開啟Microsoft Outlook。
5、啟用ODIR程式。
註:點選【增益集】--【ODIR】--【Remove duplicate items Remover】
((上圖為Outlook 2010也試用於Outlook 2007))
註:點選 【ODIR】--【Remove duplicate items Remover】
((上圖為Outlook 2003))
6、開啟Outlook Duplicate Items Remover後,選定重複信件的資料夾(①),按【Remove duplicate items】(②)。
7、等待掃描重複郵件。
8、待掃描完畢後,對話框中會告知,有多少重複信件已經移動到【ODIR Duplicate Items】的資料夾中,也就是會在您所選定的資料夾下產生。
如下圖所示,ODIR moved 35 duplicate items to subfolder 'ODIR_Duplicated_Items',ODIR已經移動35封重複信件到次資料夾中(ODIR_Duplicated_Items)。
大功告成,當ODIR_Duplicated_Items資料夾產生後,我們就可以點選【Close】(①)關閉ODIR程式,並處理過濾出來的【ODIR_Duplicated_Items】(②)資料夾。